Blended Working: Planung und Umsetzung eines modernen Arbeitsumfeldes

Die von Gesundheitsförderung Schweiz unterstützte Studie «Arbeitswelt 4.0: Als KMU die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten» untersuchte, wie Schweizer Unternehmen die Themen Arbeitswelt 4.0 und digitale Transformation einschätzen. Die Studie zeigte, dass viele Unternehmen vor der Corona-Krise (COVID-19) nicht genügend auf die Arbeitswelt 4.0 vorbereitet waren. Um ein modernes Arbeitsumfeld zu gestalten, sollten die drei Erfolgsfaktoren People, Place und Technology mit den Mitarbeitenden diskutiert werden, um speziell den heutigen Bedürfnissen rund um das Konzept des Blended Working, einer Kombination aus Arbeitsplatzoptionen im Unternehmen, unterwegs und zu Hause, gerecht zu werden.

Die Studienresultate zeigten, dass in der People-Dimension die Themen der Unternehmens- und Führungskultur, der Zusammenarbeit, Arbeitgebendenreputation sowie Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden hoch gewichtet werden. Aber auch die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden bzw. wie mit diesen Themen im Unternehmen umgegangen wird, sind in dieser Dimension zentral.

Im modernen Arbeitsumfeld (Place) ist das Bedürfnis nach flexiblen Arbeitszeiten bei zwei Dritteln der Befragten vorhanden. So entstehen neue Organisationsstrukturen u.a. mit virtuellen Teams und Arbeitszeitmodellen. Beim eigentlichen Arbeitsplatz markieren das direkte/persönlich erlebte (Licht, Temperatur, Akustik) sowie erweiterte Umfeld (Gestaltung von Begegnungszonen, Zusammenarbeitsorten und Verpflegungszonen) wichtige Eckpunkte.

Bei den Technologien unterstützen gezielte Hardware- (Notebooks/Laptops, Tablets, Displays, Wi-Fi, Telefonie/VoIP, Konferenzsysteme) und Software-Investitionen (MS Office/Skype, Cloud-Plattformen, CRM-, DMS- und ERP-Lösungen, Instant-Messaging und Online-Lernplattformen) die Transformation in die Arbeitswelt 4.0.

Schon vor Corona war das Bedürfnis nach flexiblen Arbeitszeiten und einem modernen Arbeitsumfeld hoch: So gaben 88% der Teilnehmenden aus KMU und 92% aus Grossunternehmen an, dass dieses Bedürfnis gestiegen ist. In diesem Zusammenhang wird vermehrt der Begriff des Blended Working genutzt, um ein Arbeitsmodell zu beschreiben, welches Flexibilität, Optionen und Wahlfreiheit bietet.

Blended Working schafft flexible Arbeitsplätze und kombiniert On-Site- und Off-Site-Arbeiten auf optimale Weise, um die Arbeitswelt zu verbessern. Sie bezieht sich auf reibungsloses und zeitunabhängiges (die Flexibilität, wann und wie lange Mitarbeitende arbeitsbezogene Aufgaben ausführen) sowie ortsunabhängiges Arbeiten (die Flexibilität, von wo aus die Aufgaben ausgeführt werden).

Ein wichtiges Instrument aus dem Forschungsprojekt von Gesundheitsförderung Schweiz und der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW ist der Workshop-Canvas. Er dient der Umsetzung der Arbeitswelt 4.0 (siehe Abbildung 3) mit den Erfolgsfaktoren People, Place und Technology. Mit dem Canvas können Unternehmen unter Einbezug ihrer Mitarbeitenden in Workshops und aufgrund von vordefinierten Fragen praxisnah die Potenziale und Barrieren für die Entwicklung ihrer Arbeitswelt identifizieren und so eine Roadmap für die Umsetzung erarbeiten.

Praxisnah bietet dieses Tool eine ebenso ganzheitliche wie effiziente Unterstützung für die professionelle Integration des Arbeitsmodells Blended Working im Unternehmen – und zwar von der Ist-Situation inkl. Ermittlung der «Hot Spots» über die Ideen und Lösungsfindung bis hin zu Strategie und Roadmap für die Umsetzung.

Mit Corona hat sich das Homeoffice in vielen Organisationen etabliert. Während das Bedürfnis nach flexiblem Arbeiten (sprich Blended Working) steigt, fehlen oft Arbeitswelt-Strategien. Mit dem Workshop-Canvas können Organisationen zusammen mit ihren Mitarbeitenden die Erfolgsfaktoren der Arbeitswelt 4.0 diskutieren, Potenziale identifizieren und so gemeinsam ein modernes, flexibles Arbeitsumfeld gestalten.

Die grosse Schweizer Studie und der Praxisleitfaden Arbeitswelt 4.0 können unter www.arbeitswelt-zukunft.ch kostenlos bezogen werden.